eGOV-KSEF (wcześniej SI-KSEF) to produkt akquinet consulting zapewniający integrację systemu SAP z platformą faktur elektronicznych. Rozwiązanie zapewnia dystrybucję faktur sprzedażowych oraz obsługę rejestracji faktur kosztowych dystrybuowanych z platformy KSeF.
PODSTAWY PRAWNE
W dniu 29 października 2021 roku opublikowana została ustawa Ministerstwa Finansów dotycząca możliwości stosowania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 stycznia 2022 r. użycie systemu KSeF będzie opcjonalne, a przyjęcie faktury ustrukturyzowanej będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury. Rozpoczęcie obligatoryjnego użytkowania systemu planowane jest na rok 2026 (od 1 lutego 2026 r. dla podmiotów, gdzie wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła 200 mln zł, dla pozostałych od 1 kwietnia 2026 r.) .
Faktury ustrukturyzowane będą przygotowywane w formacie XML z systemów finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do systemu KSeF (Krajowy System e-faktur) poprzez API, które ściśle opisuje w jaki sposób możliwa jest komunikacja systemu podatnika z bazą Ministerstwa Finansów.
Każda faktura przysłana do KSeF będzie miała przydzielony numer identyfikujący dokument (z oznaczeniem daty i czasu). Nadanie numeru identyfikującego będzie potwierdzeniem, że dokument zostaw wystawiony i otrzymany przez odbiorcę. Należy również pamiętać, że numer identyfikujący nie jest numerem faktury i nie może być utożsamiany z numerem faktury w rozumieniu ustawy o VAT.
Korzyści dla podatników, którzy przejdą na faktury ustrukturyzowane:
- faktura zostanie utworzona w bazie danych Ministerstwa Finansów i nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu. Dzięki temu nie będzie potrzeby wydawania duplikatów faktur,
- faktury ustrukturyzowane będą wydane według jednolitego wzorca na terenie Unii Europejskiej dzięki czemu przygotowanie pliku jest uproszczone i wymagać będzie tylko dodania wymagań prawnych danego kraju,
- rozliczenia wraz z księgowaniem faktur w systemach finansowo-księgowych stanie się łatwiejsze i ujednolicone,
- dzięki bazie KSeF mamy pewność, że faktura trafiła do kontrahenta,
- format plików jest w formacie XML dzięki czemu nie przewiduje się problemów z oprogramowaniem w ramach firm,
- skrócony termin zwrotu VAT.
ARCHITEKTURA ROZWIĄZANIA eGOV-KSEF
- Standardowo rozwiązanie umożliwia integrację z systemem KSeF bezpośrednio z systemu SAP ERP Zamawiającego lub z wykorzystaniem serwera proxy (dostarczanego przez Zamawiającego).
- W trybie projektowym możliwa jest integracja z wykorzystaniem szyny SAP PI/PO lub SCPI lub innych systemów pośredniczących, np. Microsoft Biztalk.
- Do komunikacji pomiędzy systemem SAP ERP/S4 a systemami pośredniczącymi wykorzystywane są Web Service lub ABAP Proxy. Zawartość wymienianych komunikatów to pliki XML zgodne ze schematem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Od strony technologicznej połączenie pomiędzy systemem wywołującym a platformą KSeF odbywa się z wykorzystaniem technologii REST.
- W zakresie wymienianych komunikatów znajdują się:
- faktury sprzedażowe – wychodzące z systemu SAP ERP/S4,
- faktury zakupowe – przychodzące do systemu SAP ERP/S4,
- komunikaty potwierdzeń UPO.
Ogólny schemat integracji eGOV-KSEF z KSeF
Poniżej przedstawiono schemat komunikacji eGOV-KSEF z Krajowym systemem e-Faktur
Ogólne Menu systemu eGOV-KSEF
Obok przedstawiono widok Menu Ogólnego rozwiązania eGOV-KSEF.
Podpisywanie komunikatów XML
Zgodnie ze specyfikacją KSeF wykorzystany zostanie mechanizm ustanowienia i autoryzacji sesji interaktywnej z API platformy KSeF. Podczas inicjalizacji sesji wymagane będzie podpisanie dokumentu XML inicjującego sesję podpisem użytkownika (tj. certyfikatem, który posiada w opisie podmiotu obowiązkowo pola imiona (OID.2.5.4.42) i nazwisko (OID.2.5.4.4) oraz opcjonalnie numer seryjny (OID.2.5.4.5) zgodnie z formatem:(PNOPL|PESEL).*?(?\\d{11})lub(TINPL|NIP).*?(?\\d{10})) bezpośrednio na stacji roboczej z podaniem PIN przez użytkownika za pomocą komponentu do podpisu lub na szynie integracyjnej z wykorzystaniem podpisu użytkownika (warunek - certyfikat musi zostać wgrany na szynę) lub pieczęci organizacji (spółki Zamawiającego); pieczęcią nazywany jest certyfikat, który posiada w opisie podmiotu obowiązkowe pole identyfikatora organizacji (OID.2.5.4.97) zgodnie z formatem: (VATPL).*?(?\\d{10}) ) .
Obsługa faktur zakupowych
1. Rozwiązanie eGOV-KSEF obsługuje pobieranie z portalu KSeF dokumentów faktur wystawionych przez dostawcę a następnie zaksięgowanie ich jako dokumenty zakupowe w FI z referencją do zamówienie MM lub bez referencji. W zakresie oferowanego rozwiązania dostarczana jest obsługa dwóch scenariuszy:
- Księgowanie dokumentu zakupowego z referencją do zamówienia.
- Księgowanie dokumentu zakupowego bez referencji.
2. Odczyt faktury z KSEF dla Klientów, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur tą drogą. eGOV-KSEF zapewnia zaczytanie faktury w formie ustrukturyzowanej i w następnym kroku jej zaksięgowanie. W tym przypadku pozostałe drogi dostarczenia faktury powinny zostać zablokowane. Zapis faktury z rejestru faktur odbieranych z KSeF następuje z uwzględnieniem zarejestrowanej w ramach eGOV-KSEF zgody.
3. Zarządzanie zgodami pozwala na wprowadzenie informacji rejestrowanych na zgodach oraz podpinanie dokumentów w postaci pdf. Poniżej przedstawiono schemat scenariusza dystrybucji przez KSeF:
Opis funkcjonalny
1. Zapis faktury do rejestru faktur odbieranych z KSeF następuje tylko z uwzględnieniem rodzaju faktury i informacji wyjściowej zawierającej dane z faktury dostarczanej od Klienta.
2. W zakresie eGOV-KSEF dostarczany jest raport prezentujący dane faktur z odpowiednim statusem.
- Generowanie raportu opiera się na ekranie selekcji:
3. W zakresie raportu zakupu prezentowany będzie komplet danych wysyłanych z eGOV-KSEF w zakresie metadanych. Zarządzanie zakresem prezentacji danych będzie możliwe z wykorzystaniem narządzi standardowych SAP (warianty). Poniżej przykładowa prezentacja:
4. Procesowo, w ramach rozwiązania eGOV-KSEF, uprawniony użytkownik wskazywać będzie dokumenty, które zostały przez niego zweryfikowane merytorycznie i mogą zostać przesłane zaksięgowane w systemie SAP.
5. Odczyt dokumentu będzie opatrywany odpowiednią zmianą statusu.
6. W rejestrze faktur będą jednocześnie aktualizowane informacje o numerze identyfikacyjnym KSEF oraz dacie rejestracji dokumentu.
Obsługa faktur sprzedażowych
1. W zakresie oferowanego rozwiązania dostarczana jest obsługa dwóch scenariuszy:
- SCENARIUSZ NR 1 Zakłada wysyłanie do KSeF faktur dla Klientów, którzy wybrali KSeF jako jedyną ścieżkę dostarczania faktur.
- SCENARIUSZ NR 2 Zakłada wysyłanie do KSeF faktur, które dostarczane są do Klientów inną drogą niż KSeF, a rejestracja w KSeF istotna jest dla sprzedawcy. Dodatkowo eGOV-KSeF zapewnia generowanie faktury w formie ustrukturyzowanej po zapisie i zaksięgowaniu faktury, jeżeli zostaną spełnione następujące warunki:
DLA SCENARIUSZA NR 1 Wysyłanie faktury do KSeF dla Klientów, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur tą drogą. W momencie tworzenia faktury przypisana zostanie odpowiednia informacja wyjściowa, jednocześnie pozostałe informacje wyjściowe odpowiedzialne za dystrybucję faktur do klientów zostaną deaktywowane.
Celem takiego działania jest zdefiniowanie tylko jednego sposobu dostarczania faktury dla klienta. Po wygenerowaniu dokumentu księgowego informacja wyjściowa „KSEF” zostanie przetworzona, tym samym faktura pojawi się w ‘Rejestrze faktur zakupowych’ w rozwiązaniu eGOV-KSEF.
DLA SCENARIUSZA NR 2
Wysyłanie faktury do KSeF wszystkich pozostałych faktur, które dostarczane są inną drogą niż KSeF. Dystrybucja dokumentów do klientów będzie przebiegała w niezmienionym trybie. Dodatkowo dokument pojawi się w Rejestrze faktur sprzedażowych z możliwością wysłania na Platformę KSeF.
2. W zakresie eGOV-KSEF dostarczany jest raport prezentujący dane faktur z odpowiednim statusem.
- Generowanie raportu opiera się na ekranie selekcji:
3. W zakresie raportu sprzedażowego prezentowany będzie komplet danych wysyłanych do eGOV-KSEF w podziale na nagłówki i pozycje dokumentów. Zarządzanie zakresem prezentacji danych będzie możliwe z wykorzystaniem narządzi standardowych SAP (warianty). Poniżej przykładowa prezentacja:
4. Procesowo, w ramach rozwiązania eGOV-KSEF, uprawniony użytkownik wskazywać będzie dokumenty, które zostały przez niego zweryfikowane merytorycznie i mogą zostać przesłane do KSeF. Takie dokumenty będą w ramach rozwiązania eGOV-KSEF potwierdzane podpisem elektronicznym zgodnie z wytycznymi zdefiniowanymi przez KSeF. Wysłanie dokumentu będzie opatrywane odpowiednią zmianą statusu. Zwrotna informacja otrzymywana z KSeF – UPO – rejestrowane będzie w referencji do wysłanej faktury. W rejestrze faktur będą jednocześnie aktualizowane informacje o numerze identyfikacyjnym KSeF oraz dacie rejestracji dokumentu.
PYTANIA I ODPOWIEDZI DOTYCZĄCE eGOV-KSEF
W standardzie rozwiązania nie zakładamy takiej możliwości. Technicznie możliwe jest zainstalowanie podpisanego certyfikatu na szynie danych i wywoływanie go automatycznie przy ustawionym na ERP zadaniu wsadowym natomiast takie rozwiązania będą indywidualnie wyceniane dla klientów.
Nasze rozwiązanie operuje wyłącznie na fakturach wystawianych w module SAP SD. W wersji 1.19 eGOV-KSEF planowane jest dostarczenie funkcjonalności obsługi faktur wystawianych w module FI. Wszelkie inne źródła danych wymagają odrębnej analizy i wyceny realizacji. Rozwiązanie zawiera punkty rozszerzeń, które umożliwiają przygotowanie ekstraktorów danych z innych źródeł danych.
Księgowanie dokumentu faktury następuje jak obecnie przy księgowaniu dokumentu w SD - w tym elemencie proces się nie zmienia. KSEF jest tylko dodatkową informacją wyjściową (kanałem dystrybucji) faktury do odbiorcy.
Nie jest to obecnie jednoznacznie określone. W czasie opcjonalnego użytkowania KSEF na pewno nie. Docelowo są możliwe 2 opcje - zintegrowanie w jeden system lub wymiana danych pomiędzy PEF i KSEF na poziomie MF.
Do momentu wejścia obowiązkowości KSEF można używać również alternatywne kanały wysyłki, potem można je używać pomocniczo, ale trzeba uważać, żeby nie księgować podwójnie faktur wejściowych.
Termin obowiązkowego uruchomienia KSEF został już jednoznacznie określony przez MF na luty 2026, więc jeżeli będzie już obowiązek ustawowy, to klient nie może oczekiwać od nas przesyłania faktur inną drogą.
Wysyłka do KSEF jest po zaksięgowaniu dokumentu. Numeru KSEF nie będzie w dokumencie FI, pojawi się on zwrotnie w naszym rejestrze faktur.
Nie ma jednoznacznej wykładni co będzie po wejściu obowiązkowości, ale prawdopodobnie nie.
W naszym kokpicie z rejestrem faktur.
To zależy od błędu, który spowoduje brak zapisu w KSEF: są takie, które można skorygować bez storna i ponowna generacja xml poprawi odpowiednie pola ale są też takie, które wymagają storna i poprawy dokumentu źródłowego.
Kokpit z rejestrem faktur pokazuje statusy przetworzenia faktur, jednym z nich jest prawidłowe przetworzenie przez API KSeF Ministerstwa. Taka faktura otrzymuje również identyfikator KSeF.
Nie, można to obejrzeć w naszym rejestrze faktur lub logach błędów. Powiadomienia można dodatkowo opracować projektowo, podczas projektu wdrożenia rozwiązania.
Tak, księgowanie jest przed przetworzeniem w KSEF. Dokument odrzucony przez KSEF trzeba odpowiednio poprawić i ponownie wysłać, aby został przyjęty.
Nr ID KSEF będzie widoczny tylko w naszym narzędziu, chyba że ktoś będzie bardzo chciał to mieć w dokumencie FI, wtedy dorobimy to projektowo na podstawie odrębnej wyceny.
Nie, dokumenty można przetwarzać zbiorczo.
Tak, dokumenty można weryfikować poprzez wyświetlenie dokumentu źródłowego i struktury xml, można także skorzystać z walidacji, która sprawdzi błędy strukturalne (wykaże np. nieuzupełnione pola obowiązkowe, niewłaściwy format danych). Natomiast ostateczna weryfikacja prawidłowości xml następuje po stronie systemu MF, nie ma możliwości wysyłki testowej.
Tak. Pole uzupełni się automatycznie. W przypadku faktur korygujących w pierwszej kolejności należy wysyłać fakturę pierwotną (korygowaną), tak aby uzyskać ID faktury sprzedażowej (ID KSeF).
Wszystko zależy od rodzaju błędu. Jeśli błąd dotyczy pól pobieranych bezpośrednio z faktury to można wycofać niewysłaną fakturę z Rejestru faktur, następnie ją wystornować i wystawić ponownie prawidłowy dokument. Jeśli błąd dotyczy elementów związanych z fakturą (np. zamówienia, dostawy, dokumentu księgowego) to można poprawić dane źródłowe i ponownie wygenerować XML dla tego dokumentu. Błąd wysyłki wygenerowanego obiektu do KSeF może wynikać również z braku aktualizacji dostarczanego oprogramowania (np. w przypadku zmian w schemacie XSD), w takim przypadku wymaga wystornowania, instalacji nowej wersji SI-KSEF i wygenerowania na nowo komunikatu.
Status jest informacją, na temat przebiegu procesu wysyłki. Jeśli dokument ma status "błędny" to można dodatkowo zwalidować dokument, wtedy otrzymamy dokładne informacje na temat nieprawidłowości.
Zalecamy walidację przed każdą wysyłką dokumentów.
Tak, faktury na rzecz podmiotów zagranicznych mają być wysyłane do KSEF i równolegle dotychczasowym kanałem komunikacji.
W standardzie rozwiązania nie zakładamy takiej możliwości. Technicznie możliwe jest zainstalowanie podpisanego certyfikatu na szynie danych i wywoływanie go automatycznie przy ustawionym na ERP zadaniu wsadowym natomiast takie rozwiązania będą indywidualnie wyceniane dla klientów.
Została przygotowana wersja nagrania webinaru z napisami w języku angielskim.
W standardzie rozwiązania nie zakładamy takiej możliwości. Technicznie możliwe jest zainstalowanie podpisanego certyfikatu na szynie danych i wywoływanie go automatycznie przy ustawionym na ERP zadaniu wsadowym natomiast takie rozwiązania będą indywidualnie wyceniane dla klientów.
Można zaznaczyć całą wyselekcjonowaną listę i podpisać wspólnie.
Z naszego kokpitu nie ma możliwości wyświetlania pdf, ale jak ktoś bardzo chce, to może sobie pozostawić standardową informację wyjściową na wydruk w dokumencie sprzedaży.
Faktury gotówkowe również mają być przesyłane do KSEF. Docelowo MF mówiło o możliwości wysyłki do klienta, który nie posiada systemu, linka umożliwiającego odczyt faktury. Do KSEF nie są natomiast wysyłane paragony uznane za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3, wystawione przez kasę rejestrującą, za przejazd autostradą płatną, za dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych z podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2–6, 8–36 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT; za świadczenie usług zwolnionych z podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 37–41 oraz art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT, jeżeli nie zawierają danych, o których mowa w art. 106e ust. 1 pkt 4.
Dla korekt działa to analogicznie.
Dokument, który został wysłany na Platformę KSeF (dostał się do obiegu prawnego) nie może zostać wystornowany.
Obecnie nie ma formy wyrażenia zgody sprecyzowanej przez przepisy, zakłada się więc swobodę formy. Nie będzie to obsługiwane przez KSEF. Otrzymana zgoda zostanie wprowadzona ręcznie w naszym rozwiązaniu do tabeli zgód dla określonej spółki w określonym zakresie dat.
Kokpit z rejestrem faktur pokazuje statusy przetworzenia faktur, jednym z nich jest prawidłowe przetworzenie przez KSEF. Taka faktura otrzymuje również identyfikator KSEF. Raport jest listą ALV można więc go dowolnie konfigurować i zrzucać do plików zewnętrznych.
Działa podobnie jak system produktywny tylko pod innym adresem. Szczegóły opisane są na tej stronie: https://ksef-test.mf.gov.pl/ wysyłka i odbiór podobnie jak na systemie produktywnym wymaga podpisu certyfikowanego.
Tak, można wyselekcjonować lub zaznaczyć zbiorczo i wysłać razem.
Jeżeli nie wyrazi zgody to faktura musi być dostarczona równolegle dotychczasowym kanałem komunikacji. System automatycznie uruchomi wszystkie dotychczasowe informacje wyjściowe faktury SD na podstawie tabeli zgód.
Mapowania wykonywane są na etapie analizy przez naszych konsultantów. Zasadniczo standard rozwiązania ma już gotowe możliwe do konfiguracji mapowania wszystkich obowiązkowych pól na postawie standardu SAP.
Obecnie nie zakładamy tego.
W aktualnej wersji rozwiązania nie ma takiej możliwości.
Nie, w odrębnej tabeli zgód.
Tak, jeżeli wyjdzie taka potrzeba z fazy koncepcji to zostanie to wycenione i jest możliwe do realizacji.
Nie zakładamy rozszerzenia w standardzie rozwiązania. Może to zostać wykonane projektowo na podstawie odrębnej analizy i wyceny.
Tak, można wyselekcjonować lub zaznaczyć zbiorczo i wysłać razem.
Nie, również faktur wychodzących do klientów zagranicznych.
Faktury z modułu FI zostaną obsłużone w wersji 1.19 rozwiazania, Innych scenariuszy nie zakładamy w standardzie rozwiązania. Może to zostać wykonane projektowo na podstawie odrębnej analizy i wyceny.
Tak, można wykluczyć fakturę z zaznaczenia pakietu do wysłania.
W standardzie rozwiązania tak.